SỰ KHÁC BIỆT LÀM ISO 9001 ĐỂ CHỨNG NHẬN VÀ ĐỂ MANG LẠI HIỆU QUẢ

Công ty Tư vấn ISO 9001 tại TPHCM

Đến thời điểm bắt đầu 2015, đã có hàng ngàn các doanh nghiệp tại Việt Nam đã và đang áp dụng hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO 9001. Tuy nhiên trong con số khá lớn đó, liệu có bao nhiêu doanh nghiệp áp dụng thành công để giúp giảm chi phí, giúp phòng ngừa và phát hiện rủi ro như mong muốn. Chưa có một số liệu thống kê, chưa có một nghiên cứu nào chính thức để cho thấy việc áp dụng ISO 9001 tại Việt Nam hiệu quả như thế nào. Tuy nhiên với hơn 10 năm trong nghề tư vấn cũng như qua chia sẽ với các đồng nghiệp và khách hàng đã từng làm ISO 9001, chúng tôi thường nhận được câu nói đại ý như sau “ việc áp dụng ISO 9001 ở Việt Nam chỉ thấy tốn chi phí và tạo ra áp lực nặng nề chứ không đạt được như mong đợi”.

Vậy chẳng lẽ mô hình lý thuyết của ISO 9001 không đúng hoặc không phù hợp với việc quản lý của người Việt Nam chúng ta. Mô hình ISO 9001 được đúc kết từ trong thực tiễn quản lý và luôn được cập nhật theo sự phát triển của xã hội. Nó đã tồn tại và phát triển liên tục từ khi ra đời đến nay ( 1987 – 2015 ), đã có đến hàng triệu các tổ chức áp dụng trong mọi lĩnh vực trên toàn thế giới. Đều này minh chứng ISO 9001 là một mô hình phù hợp và đơn giản trong việc quản lý, vấn đề còn lại là do chúng ta “Áp dụng sai”, theo quan điểm cá nhân tôi hiện nay có 2 loại tổ chức áp dụng ISO 9001 tại Việt Nam.

• 1. Làm ISO 9001 để có giấy chứng nhận nhằm thực hiện các mục đích khác, ví dụ như: để đấu thầu, để đối phó với khách hàng, với cơ quan chủ quản …vv. Với các tổ chức này, chúng ta không đề cập tới, tôi chỉ cho rằng việc bỏ ra hàng vài chục cho tới cả trăm triệu để có tờ giấy chứng nhận như vậy là quá đắt so lợi ích mà nó mang lại.
• 2. Các tổ chức làm ISO 9001 với mong muốn sử dụng nó như là một công cụ để phát triển. Với các tổ chức này mục đích áp dụng ISO 9001 đúng, nhưng cách thức triển khai chưa đúng dẫn đến không mang lại hiệu quả như mong đợi. Các lý do dẫn đến triển khai không hiệu quả ISO 9001 tại mỗi tổ chức thì đã có quá nhiều bài viết đã chỉ ra như: sự không cam kết của lãnh đạo, không có sự tham gia của mọi người, không có biện pháp duy trì phù hợp, không cập nhật sự thay đổi cho phù hợp, năng lực của tư vấn và chứng nhận không phù hợp …vv. Trong phạm vi bài viết này, chúng tôi muốn đề cập một khía cạnh khác để mang lại hiệu quả và cho thấy “sự khác biệt giữa ISO 9001 để chứng nhận và ISO 9001 để mang lại hiệu quả”.

Khi xây dựng ISO 9001, tổ chức áp dụng thường dựa theo các yêu cầu của tiêu chuẩn để viết ra các “tài liệu phù hợp” tại mỗi đơn vị. Điều này có nguy cơ dẫn đến việc xây dựng các tài liệu không đầy đủ cho áp dụng thực tiễn mà vẫn được chứng nhận vì đủ theo yêu cầu của tiêu chuẩn. Ví dụ: với điều khoản 6.2.2 ISO: 2008 yêu cầu:

“Tổ chức phải:

a) xác định năng lực cần thiết của những người thực hiện các công việc ảnh hưởng đến sự phù hợp với các yêu cầu của sản phẩm,

b) tiến hành đào tạo hay những hành động khác để đạt được năng lực cần thiết, khi thích hợp,

c) đánh giá hiệu lực của các hành động được thực hiện,

d) đảm bảo rằng nhân sự của tổ chức nhận thức được mối liên quan và tầm quan trọng của các hoạt động của họ và họ đóng góp như thế nào đối với việc đạt được mục tiêu chất lượng.

e) duy trì hồ sơ thích hợp về giáo dục, đào tạo, kỹ năng và kinh nghiệm (xem 4.2.4).”

Từ yêu cầu đó đơn vị áp dụng chỉ cần xây dựng quy trình tuyển dụng và quy trình đào tạo là đủ để chứng nhận. Tuy nhiên trong quản trị nguồn nhân lực tại mỗi đơn vị, người ta thấy phát sinh rất nhiều các nghiệp vụ khác ví dụ như: nghỉ phép, tiền lương, bảo hiểm, điều động, nghỉ việc …vv. Các nghiệp vụ này không có các quy trình để áp dụng thì làm sao kiểm soát và làm sao để biết hiệu quả. Tương tự các nghiệp vụ của tài chính kế toán không được yêu cầu cụ thể từ tiêu chuẩn. Do đó nhiều đơn vị không xây dựng thành tài liệu. Tuy nhiên quản lý dòng tiền chạy như thế nào trong một doanh nghiệp giống như máu chạy trong cơ thể của bạn, nếu máu bị tắt hoặc chậm đến chỗ nào thì bạn tồn tại sao được. Đó chính là một trong những lý do mà rất nhiều “người quan trọng” trong tổ chức áp dụng ISO 9001 nhưng không thấy mình có trách nhiệm trong hệ thống ISO, nhiều việc quan trọng trong đơn vị nhưng chưa được kiểm soát. Một vài ví dụ trên để chúng ta thấy rằng phương pháp triển khai chưa phù hợp sẽ dẫn đến kết quả không phù hợp.

Vậy thì triển khai như thế nào cho phù hợp? như chúng ta đều biết một tổ chức dù có làm ISO 9001 hay không không có ISO 9001 hoặc sử dụng bất cứ tiêu chuẩn nào khác thì luôn có 3 vấn đề cốt lõi của một hệ thống quản trị đó là: mục tiêu, trách nhiệm – quyền hạn và các quy trình làm việc. Ba yếu tố này tác động qua lại và ảnh hưởng lẫn nhau.

• 1. Mục tiêu của tổ chức: nó liên quan đến chiến lược (nếu có), các kế hoạch của thực tiễn của tổ chức, cách thức đạt được nó như thế nào, trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân, đo lường ra sao …vv.
• 2. Trách nhiệm – quyền hạn: đây là một công cụ để xác định rõ ai làm gì? Quyền hạn tới đâu? Phối hợp như thế nào trong toàn bộ tổ chức? …vv. Nó liên quan đếu cấu trúc quản trị của doanh nghiệp, từ đó chỉ ra việc xây dựng chức năng nhiệm vụ của các đơn vị như thế nào và mô tả công việc tại mỗi vị trí công việc sao cho người lao động và người quản lý cùng hiểu nó một cách thống nhất và rõ ràng nhất như: làm việc gì, làm lúc nào, kết quả như thế nào là đạt …vv.
• 3. Quy trình làm việc: một bộ quy trình/quy định làm việc phù hợp với tổ chức áp dụng thì phải được “đo ni đóng giày” đôi giày phù hợp thì bạn chạy mới nhanh được và không đau chân. Do đó việc xác định chuỗi giá trị cốt lõi của tổ chức áp dụng là cực kỳ quan trọng, chuỗi giá trị cốt lõi này sẽ quyết định chuỗi quy trình mà tổ chức phải xây dựng để thể hiện dòng chảy các công việc được chuyển giao từ trong nội bộ cho đến khách hàng bên ngoài, thể hiện dòng chảy của số liệu thống kê để giúp tổng hợp, phân tích, giúp xâu chuỗi các giá trị của doanh nghiệp. Đó mới chính là hệ thống tài liệu mà tổ chức áp dụng cần vận hành. Sau đó bạn xem các nghiệp vụ hỗ trợ khác và xây dựng nó nhằm hỗ trợ tốt nhất cho chuỗi giá trị cốt lõi của bạn. Sau cùng chúng ta mới đối sánh ( Benchmarking ) với các yêu cầu của ISO 9001 để bổ sung những nghiệp vụ ít được quan tâm hơn tại các đơn vị như: quản lý tài liệu, quản lý hồ sơ, kiểm tra – đánh giá, khắc phục – phòng ngừa …vv.

Phương pháp thực hiện như vậy mới giúp chúng ta xây dựng được một hệ thống quản trị phù hợp với tổ chức của mình. Một khi hệ thống tài liệu đã phù hợp thì việc còn lại của tổ chức là triển khai nó cho mọi người hiểu đúng, giám sát mọi thành viên liên quan áp dụng để thành thói quen và luôn cập nhật để cải tiến. Vậy cơ sở đầu tiên cho việc áp dụng ISO 9001 hiệu quả thì phải dựa trên nền tảng hệ thống được xây dựng đầy đủ và phù hợp với tổ chức áp dụng.

Tác giả: Tưởng Thanh Sơn

www.trandinhcuu.com